Автоматизация
бизнес-процессов BPMS

C помощью программы BMPS пользователь получает возможность проектирования бизнес-процессов любой сложности с помощью визуального редактора, не прибегая при этом к помощи программиста (!)

Предлагаемый механизм для описания процессов предприятия несложный в применении и содержит все необходимые элементы для описания процессов любой сложности, включая вложенные бизнес-процессы.

В модель бизнес-процесса закладываются участники процесса, перечень действий и их последовательность. Сама графическая модель бизнес-процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с панели, затем операции соединяются переходами.

При моделировании бизнес-процесса задействованы такие объекты:

• Исполнители - может включать в себя как конкретных исполнителей (сотрудников предприятия), так и роли (например, руководитель отдела продаж). Также существует возможность групповой адресации исполнителей. Выполнение поставленной задачи может быть как параллельно всеми уполномоченными специалистами, так и  последовательно, в определенной очередности.
• Объекты бизнес-процессов - справочники, документы, произвольные объекты. Объекты могут создаваться пользователями системы без привлечения программистов.
• Формы бизнес-процессов - пользователь самостоятельно может настроить внешний вид формы и состав реквизитов. Это позволяет без программирования создать подходящие для конкретных задач предприятия виды форм. Кроме этого предоставлена возможность использовать как формы в составе конфигурации, так и формы внешней обработки.

Визуально рабочая зона подсистемы выглядит следующим образом:

После построение графической модели бизнес-процесса определяются данные, с которыми осуществляется работа в рамках бизнес-процесса, и производится настройка операций бизнес-процесса. Например, в случае пользовательских задач определяется, с какими данными работает исполнитель, какие данные он должен предоставить по выполнению задачи и какие действия должен выполнить.

При создании новой модели бизнес-процесса, можно видеть историю версий моделей.

Моделирование бизнес-процесса заканчивается его опубликованием, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска.

Пример поддержки вложенных бизнес-процессов:

Для создания форм задач может использоваться как конструктор форм, так и формы самих документов:

Задачи могут адресоваться отдельным пользователям, группам пользователей и исполнителям ролей.

Может быть настроена матрица замещения сотрудников.

После того, как созданная модель бизнес-процесса загружается в систему, бизнес-процесс становится доступным для исполнения. В системе может быть одновременно запущено неограниченное количество одного бизнес-процесса – все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.

Исполнение бизнес-процесса осуществляется в соответствии с его графической моделью – начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. При этом система автоматически будет формировать списки задач, которые должны выполнять сотрудники.

Пользователям задачи назначаются лишь в тот момент, когда ход выполнения бизнес-процесса дошел до установленной точки в модели. Если от исполнителя требуется ввод данных – в этом случае задача будет содержать соответствующие поля, заполнение которых может быть обязательным. 

Пользователь может видеть список задач, в которых он является инициатором, ответственным или исполнителем.

При выполнении процесса создаются сообщения о выполнении определенного этапа, либо достижении необходимой точки процесса, которые отправляются с помощью почтового клиента.

Все задачи, которые не требуют участия реальных сотрудников организации, выполняются приложением автоматически практически мгновенно: определение хода выполнения бизнес-процесса (в том числе по некоторым условиям), рассылка сообщений и прочие.

Для каждого запущенного на выполнение процесса в системе создается соответствующий элемент экземпляра процесса, который содержит необходимую информацию по текущим значениям параметров, комментарии пользователей, текущие выполняемые задачи, их исполнители и статусы и т. д.

С элемента экземпляра процесса уполномоченный пользователь может управлять его ходом. Например, можно изменить параметры выполнения бизнес-процесса или вовсе прекратить его выполнение.

Программный продукт предлагает использовать удобные инструменты для мониторинга хода выполнения процессов и контроля исполнения задач в рамках данных бизнес-процессов.

Мониторинг может производиться по следующим направлениям:

• просмотр карты процесса - карта содержит дополнительные пометки.  Каждый момент процесса отмечен соответствующим цветом и типом линии. Таким образом, можно узнать не только какие задачи по процессу выполняются в данный момент, но и предыдущий ход, по которому выполнялся процесс, а также ответственных пользователей, задействованных на каждом этапе. 

• контроль по просроченным процессам – позволяет проанализировать список задач, срок выполнения которых истек на текущую дату;
• описание основных этапов и исполнителей процесса;
• контроль диаграммы выполнения по исполнителям бизнес-процесса;
• фиксируется статистика по работе каждого из процессов:

Анализ бизнес-процессов включает в себя не только анализ графического представления, но и анализ всей доступной информации по процессам, измерения их показателей, сравнительный анализ и пр.

Бизнес-процессы анализируют в зависимости от целей моделирования. Анализ бизнес-процессов может применяться при бизнес-моделировании, функционально-стоимостном анализе, формировании организационной структуры, реинжиниринге бизнес-процессов, автоматизации технологических процессов.

Благодаря качественному и своевременному анализу, могут быть определены факторы сложившей ситуации на предприятии, например:

• длительное время реакции на задачу и возникающие проблемы со сроками выполнения;
• непрозрачный ход процесса;
• частая смена ответственных;
• высокая доля времени обработки в общем времени задачи по сотрудникам;
• появление «узких мест» и др.;

Названные факторы относятся, преимущественно, к ключевым процессам. Однако это не означает, что весь анализ должен быть сосредоточен исключительно на них. Больший результат приносит анализ всех видов бизнес-процессов – ключевых, управленческих, сопутствующих.

В программном продукте анализ бизнес-процессов нацелен на такие основные показатели:

• среднее время выполнения задачи – в разрезе исполнителей и моделей процесса;
• количество выполненных задач за определенный период времени;
• показатели максимального и минимального значения по затраченному времени на выполнение задачи;
• сотрудники, занятые при выполнении определенного процесса;
• время реакции сотрудника.

Результаты анализа могут быть применены в дальнейшем по следующим направлениям:

• сопоставление плановых и фактических показателей деятельности компании;
• мотивация сотрудников, в зависимости от качества выполнения поставленных задач;
• контроль ключевых показателей деятельности компании.

При этом, главной отличительной чертой рассматриваемого программного продукта является его динамичное развитие и улучшения, как в части удобства пользовательского интерфейса, так и функциональных возможностей, а также легкости настройки.